Najem powierzchni biurowej i usługowej w nieruchomościach komercyjnych wiąże się z koniecznością ponoszenia opłat na rzecz właściciela, na które składają się: czynsz, opłaty eksploatacyjne (określane często jako czynsz dodatkowy) oraz opłaty za zużycie mediów. Wysokość zarówno czynszu, jak i opłat eksploatacyjnych oraz sposób rozliczania kosztów zużycia mediów są zazwyczaj szczegółowo uregulowane w umowie najmu. Ponoszone przez najemcę opłaty eksploatacyjne i opłaty za zużycie mediów pokrywają wszystkie koszty eksploatacyjne ponoszone przez właściciela na utrzymanie nieruchomości. Pozostałe wydatki, takie jak sfi nansowanie realizacji projektu, modernizacje i remonty mające na celu utrzymanie i/lub podniesienie standardu nieruchomości, pozyskanie nowych najemców i aranżacja powierzchni na ich potrzeby, obsługa administracyjna oraz realizacja indywidualnych życzeń najemców, stanowią koszt właściciela.

Wpływ lokalizacji nieruchomości na wysokość kosztów eksploatacyjnych

Koszty eksploatacyjne w Warszawie, niezależnie od położenia nieruchomości w samym mieście, są wyraźnie wyższe niż w miastach regionalnych. Różnica wynika głównie z formy własności gruntu – w miastach regionalnych przeważa prawo własności gruntu, podczas gdy w Warszawie jedynie 1/3 właścicieli dysponuje prawem własności. Roczna opłata za użytkowanie wieczyste podwyższa koszty eksploatacyjne.

 

Wpływ wielkości budynku na wysokość kosztów eksploatacyjnych

Istotnym czynnikiem wpływającym na wysokość kosztów eksploatacyjnych jest też wielkość nieruchomości, a co za tym idzie – powierzchni wynajmowanej, na którą rozliczane są koszty eksploatacyjne. W Warszawie w Centralnym Obszarze Biznesu nieruchomości o powierzchni poniżej 7000 m2 obciążone są wysoką roczną opłatą za wieczyste użytkowanie gruntu. Z kolei nieruchomości średniej wielkości położone poza Centralnym Obszarem Biznesu mają wyższe koszty eksploatacyjne ze względu na naziemne parkingi wymagające dodatkowej ochrony oraz wolno stojące budowle podwyższające wysokość podatku od nieruchomości.

Składowe kosztów eksploatacyjnych

Na koszty eksploatacyjne składają się następujące grupy kosztów:

• zużycie mediów,
• obsługa techniczna,
• zarządzanie nieruchomością,
• ochrona i recepcja,
• sprzątanie powierzchni wspólnych,
• ubezpieczenie,
•  podatki i użytkowanie wieczyste,
• pozostałe usługi.

Analiza kosztów eksploatacyjnych w podziale na grupy

Media

Grupa obejmuje koszty zużycia energii elektrycznej, energii cieplnej, gazu, wody i odprowadzenia ścieków. Koszty zużycia mediów stanowią największą część kosztów eksploatacyjnych, stąd praktyka wydzielania ich z opłaty eksploatacyjnej i fakturowania najemców oddzielnie. Od momentu uwolnienia rynku zakupu energii elektrycznej oraz gazu właściciele, zarządcy i najemcy dysponujący znaczącym portfelem nieruchomości negocjują zakup energii, korzystając z efektu skali. Od wielkości portfela, siły negocjacyjnej i ceny na giełdzie energii w dniu podpisania kontraktu z dostawcą, zależą koszty energii elektrycznej.

Agnieszka Kamińska

CEO, prezes zarządu, Agis Management Group Sp. z o.o.

Wartość usług Facilities Management w strukturze kosztów service charge stanowi zdecydowanie mniejszą część niż opłata podatków czy mediów. W zakresie technicznego utrzymania obiektu, a także do niedawna usług ochrony oraz utrzymania czystości osiągnęliśmy już maksymalną optymalizację kosztów. Trzeba podkreślić, że bezzasadne obniżanie wynagrodzeń wiąże się często z obniżeniem jakości, dlatego nie warto konkurować za wszelką cenę kosztami pracy. Ambitne cele sprzedażowe dużych fi rm doprowadziły do konkurencji cenowej, co można było zaobserwować po wynikach przetargów. Na szczęście nie wszyscy zdecydowali się uczestniczyć w tej grze, a niektóre fi rmy wycofały się z oferowania usług FM na rynku nieruchomości komercyjnych. W ostatnich latach zauważyliśmy również, że coraz większą odpowiedzialność za funkcjonowanie budynku ponoszą operatorzy techniczni. Konkurencja pomiędzy fi rmami Property Management doprowadziła do tego, że zarządca dzieli swój czas pomiędzy kilku klientów, pełniąc jedynie dyżury w budynku. W sytuacjach kryzysowych dochodzi do sytuacji, w których zarządcy nie ma na obiekcie. Aby uniknąć sytuacji przerzucania odpowiedzialności pomiędzy property a facility managerem, w Agis oferujemy usługę zintegrowaną. Przejmujemy pełną odpowiedzialność za wszystkie procesy zarówno zarządcze, jak i podwykonawcze. Nie oznacza to jednak, że wszystko wykonujemy własnymi siłami. Staramy się rozwijać dodatkowe kompetencje, natomiast model, do którego zachęcamy naszych klientów, to podpisanie umowy z jednym partnerem, co jest dla nich dużym ułatwieniem. Warto podkreślić, że kompleksowy FM doskonale funkcjonuje za granicą.

Obsługa techniczna

Grupa obejmuje koszty obsługi technicznej (stały skład zespołu technicznego na miejscu i/lub serwis mobilny), serwisy instalacji technicznych oraz serwisy wind. Obsługa techniczna wszystkich instalacji powierzana jest zazwyczaj jednej firmie, z wyłączeniem serwisu wind i schodów ruchomych, zlecanego wyspecjalizowanym podmiotom. Wysokość kosztów obsługi technicznej w przeliczeniu na metr kwadratowy wynajmowanej powierzchni w Centralnym Obszarze Biznesu utrzymuje się na zbliżonym poziomie. Natomiast w miastach regionalnych nadal odczuwany jest znaczący brak wykwalifi kowanych pracowników technicznych, co powoduje stały wzrost kosztów obsługi technicznej.

Zarządzanie

Zarządzanie nieruchomościami w Polsce jest pojęciem znacznie szerszym niż w krajach Europy Zachodniej. W Polsce zarządzanie obejmuje wszystkie bieżące czynności niezbędne dla sprawnego i bezpiecznego działania nieruchomości oraz rozliczanie i windykację czynszów i opłat eksploatacyjnych. Wszystkie usługi związane z zarządzaniem nieruchomością powierzane są zazwyczaj jednemu podmiotowi. Zarządzanie nieruchomością nie obejmuje obsługi księgowej spółek celowych. Opłata miesięczna za zarządzanie zazwyczaj zdefi niowana jest jako stały procent od zafakturowanych przychodów z czynszów, z wyłączeniem udzielonych upustów i rabatów. Spadek wysokości czynszów oraz wzrost udziału pustostanów powodują obniżenie wysokości kosztów zarządzania w przeliczeniu na metr kwadratowy wynajmowanej powierzchni.

Sprzątanie powierzchni wspólnych 

Usługi sprzątania powierzchni wspólnych obejmują sprzątanie powierzchni ogólnodostępnych wewnątrz nieruchomości, w tym garaży, oraz utrzymanie terenu zewnętrznego. Koszty obejmują również zakup niezbędnych do tego materiałów. W nowoczesnych biurowcach wewnętrzne powierzchnie wspólne (bez powierzchni garaży) stanowią od 3% do 7% całości powierzchni budynku, co w istotny sposób wpływa na wysokość kosztów sprzątania. Koszt sprzątania w przeliczeniu na metr kwadratowy nieruchomości jest w dużym stopniu zależny od struktury budynku i podziału na moduły przeznaczone na wynajem – im bardziej rozdrobniona struktura najmu, tym wyższy koszt. Znaczący element stanowi też wielkość terenu zewnętrznego i parkingów oraz terenów dodatkowo objętych sprzątaniem, takich jak np. wspólna droga dojazdowa.

Ochrona i recepcja

Usługi obejmują obsługę recepcji, czynnej zazwyczaj w godzinach pracy biur, stałą obecność pracowników ochrony fizycznej oraz mobilne patrole interwencyjne. Liczba osób w ochronie na miejscu zależy od wielkości nieruchomości i jej struktury architektonicznej. Zazwyczaj w godzinach wieczornych i nocnych jest to dwóch pracowników. Ze względu na bezpieczeństwo obiektu usługi, ochrony powierzane są jednej wyspecjalizowanej, mającej licencję firmie. Usługi ochrony ze względu na ich wysokie koszty wspomagane są systemami kamer przemysłowych, tripodów /bramek dostępu, kart magnetycznych i czujników.

Ubezpieczenie

Koszty ubezpieczenia obejmują opłaty roczne za ubezpieczenie majątku nieruchomości w pełnym zakresie oraz ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej nieruchomości (OC). Umowa najmu określa, czy ubezpieczenie obejmuje również klauzule ubezpieczenia nieruchomości w zakresie utraty zysku i od terroryzmu. Ubezpieczenie nieruchomości negocjowane jest przez właściciela bezpośrednio lub przez zarządcę. Elementem kształtującym jego wysokość jest m.in. określenie poziomu franszyzy na poszczególne zdarzenia. Możliwości negocjacyjne wysokości opłat są zależne od wielkości portfela nieruchomości, jakim dysponuje właściciel lub reprezentujący go zarządca.

Opłaty i podatki

Grupa kosztów obejmuje podatek od nieruchomości, opłaty za zajęcie pasa drogi w celu umieszczenia nadwieszenia budynku oraz opłaty roczne z tytułu użytkowania wieczystego gruntu.

Podatek od nieruchomości

Opodatkowaniu podlegają grunty, budynki lub ich części związane z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz budowle. W oparciu o posiadane dane i ogłoszone przez jednostki samorządowe stawki właściciel w każdym roku kalendarzowym oblicza wysokość należnego podatku i składa deklarację. Ministerstwo Finansów publikuje maksymalne stawki dla poszczególnych składowych podatku, a gminy ogłaszają stawki obowiązujące na ich terenie. Wyższa wysokość podatku w nieruchomościach położonych poza Centralnym Obszarem Biznesu wynika głównie ze zlokalizowanych na większych działkach budowli – parkingów zewnętrznych, chodników, ramp wjazdowych, latarni, stacji trafo itp. W centrum Warszawy, ze względu na maksymalne zabudowanie działek nieruchomością, takich budowli zazwyczaj nie ma. Opłaty za zajęcie pasa drogi w celu umieszczenia nadwieszenia budynku wnoszone są na podstawie wniosku właściciela nieruchomości. Wysokość opłaty określa urząd.

Opłata roczna z tytułu użytkowania wieczystego gruntu

Prawo wieczystego użytkowania gruntu jest formą władania gruntem spotykaną w krajach Europy Środkowej. W portfelu nieruchomości zarządzanym przez Knight Frank taką formą władania dysponuje ok. 60% właścicieli w Warszawie, podczas gdy w miastach regionalnych jest to tylko ok. 40%. Wysokość opłaty rocznej wynosi 3% (dla gruntów wykorzystywanych na cele komercyjne) od wartości gruntu określanej przez właściciela działki, którym jest Skarb Państwa lub jednostka samorządu terytorialnego (gmina, powiat, województwo). Wartość gruntu podlega okresowej aktualizacji, jednak nie częściej niż raz na trzy lata. Koszt ten nie występuje w przypadku, gdy właściciel dysponuje prawem własności gruntu. W Polsce powszechną praktyką jest zaliczanie opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego gruntu do kosztów eksploatacyjnych.

Krystyna Helińska

prezes zarządu Okin Facility Polska

Na wstępie chciałabym podkreślić, że cieszy mnie fakt, że powstają takie opracowania jak ten raport, który odnosi się do przekrojowej analizy tak niezwykle rozbudowanego i wielowarstwowego tematu, jakim jest service charge. Szkoda, że nie powstaje więcej podobnych publikacji, które w szczegółowy sposób odnosiłyby się do realiów funkcjonowania nieruchomości komercyjnych. Pokuszę się jednak na polemikę z autorami badania, którzy postawili tezę, że „w miastach regionalnych nadal odczuwalny jest znaczący brak wykwalifi kowanych pracowników technicznych, co powoduje stały wzrost kosztów obsługi technicznej”. Niestety, nie mogę zgodzić się z tą opinią. Wprawdzie nie znam szczegółowych danych, na podstawie których została postawiona, nie wydaje mi się jednak, by była ona w pełni zgodna z rzeczywistością. Przez pryzmat mojego doświadczenia, ale i kilku innych moich kolegów zarządzających spółkami FM, świadczącymi obsługę techniczną, nie widzimy „odczuwalnego braku wykwalifi kowanych pracowników technicznych”. W każdym regionie Polski nasi klienci otrzymują od nas taką usługę, gdzie jej cena nie odbiega od prawidłowych standardów cenowych, a dedykowana kadra legitymuje się stosownymi do wykonywanego zakresu doświadczeniem, certyfi katami i uprawnieniami. Co więcej, uważam, że technicy w regionach okazują szczególny szacunek do wykonywanych przez siebie obowiązków, ponieważ wiedzą, jaką są istotną częścią naszych fi rm i że to właśnie na nich spoczywa obowiązek należytej obsługi technicznej. Pragnę podkreślić, że żaden z powyższych czynników nie powoduje stałego wzrostu kosztów obsługi technicznej.

Pozostałe koszty

To najbardziej zróżnicowana grupa kosztów w zależności od nieruchomości i zakresu innych umów serwisowych. Obejmuje m.in. naprawy i bieżące remonty, materiały eksploatacyjne, serwisy wybranych systemów, kontrole urzędu nadzoru technicznego, przeglądy budowlane roczne i pięcioletnie, wynajem mat, deratyzację i dezynsekcję, dekoracje sezonowe, utrzymanie zieleni i inne. Koszty te są często nierównomiernie rozłożone w czasie (np. przeglądy pięcioletnie) i trudne do wcześniejszego oszacowania (np. odśnieżanie). Bardzo trudno jest też je ze sobą porównać.

Koszty eksploatacyjne a opłaty eksploatacyjne

Umowy najmu zazwyczaj zobowiązują najemców do poniesienia wszystkich kosztów eksploatacyjnych. Forma, w jakiej zobowiązanie to jest realizowane, zapisana jest w umowie najmu. W zależności od konstrukcji umowy najemca pokrywa:

• opłaty eksploatacyjne,
• koszty zużycia mediów.

Umowy najmu zawierają listę kosztów eksploatacyjnych pokrywanych w ramach opłat eksploatacyjnych. Lista ta zazwyczaj nie jest zamknięta i obejmuje wszystkie koszty bieżącego utrzymania nieruchomości. Wyłączane są z niej koszty mediów, które rozliczane są w podziale na wszystkich albo część najemców, według zasad zapisanych w umowie najmu. Fakturowanie odbywa się zazwyczaj na podstawie bezpośredniego zużycia mierzonego indywidualnymi licznikami lub w oparciu o algorytmy stworzone w relacji do wielkości zajmowanej powierzchni, kubatury pomieszczeń i zainstalowanych w nich urządzeń. Odpowiednie zapisy umowy najmu pozwalają na wyłączenie z opłat eksploatacyjnych nawet do 100% kosztów zużycia mediów, a także pozwalają najemcom kontrolować wysokość opłat. Najczęściej stosowaną klauzulą jest prawo do kontrolowania – po zamknięciu roku rozliczeniowego – prawidłowości rozliczenia i zasadności poniesienia poszczególnych wydatków eksploatacyjnych. Inną stosowaną klauzulą jest zapis w umowie najmu ograniczający możliwość podnoszenia kosztów zależnych od właściciela rok do roku o pewien określony procent.